Πώς να ενημερώσεις το mail σου ότι είσαι Out-of-Office

Περίοδος διακοπών σημαίνει περίοδος εκτός γραφείου και εκτός σύνδεσης. 

Είναι σημαντικό λοιπόν να υπενθυμίζετε στους συνεργάτες σας ότι απουσιάζετε με ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα, έτσι ώστε να γνωρίζουν πότε μπορούν να περιμένουν ξανά απόκριση από εσάς. 

Είτε χρησιμοποιείτε Outlook, Gmail ή Yahoo, είτε Webmail, η διαδικασία είναι απλή.

Outlook (Desktop app) 

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο (File) πάνω αριστερά. 
2. Βρείτε την επιλογή Αυτόματες απαντήσεις (Automatic Replies) 
3. Στο πλαίσιο που θα ανοίξει, ενεργοποιήστε την επιλογή Να αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις (Send automatic replies). 
4. Έπειτα, σας δίνεται η επιλογή να ορίσετε το ακριβές χρονικό διάστημα που θα απουσιάζετε, καθώς και το μήνυμα που θέλετε να αποστέλλεται στους συνεργάτες που σας στέλνουν mail.

Outlook (Online) 

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο των Ρυθμίσεων (Settings) πάνω δεξιά. 
2. Βρείτε την επιλογή Αυτόματες απαντήσεις (Automatic Replies) 
3. Ενεργοποιήστε την επιλογή Να αποστέλλονται αυτόματες απαντήσεις (Send automatic replies). 
4. Έπειτα, μπορείτε να ορίσετε το ακριβές χρονικό διάστημα που θα απουσιάζετε, καθώς και το μήνυμα που θέλετε να αποστέλλεται στους συνεργάτες που σας στέλνουν mail. 

Gmail 

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο των ρυθμίσεων που είναι πάνω δεξιά και επιλέξτε να Δείτε όλες τις ρυθμίσεις (See all settings). 
2. Πηγαίνοντας προς τα κάτω, υπάρχει η επιλογή Αυτόματη απάντηση. Ενεργοποιήστε την (Vacation responder on). 
3. Έπειτα, η διαδικασία είναι κοινή. Ορίζετε το ακριβές χρονικό διάστημα που θα απουσιάζετε και το μήνυμα που θέλετε να αποστέλλεται στους συνεργάτες που σας στέλνουν mail.

Yahoo mail 

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο των ρυθμίσεων που είναι πάνω δεξιά και επιλέξτε να δείτε περισσότερες ρυθμίσεις (more settings). 
2. Βρείτε την επιλογή Απάντηση απουσίας (Vacation Response) και ενεργοποιήστε την. 
3. Τέλος, ορίζετε το ακριβές χρονικό διάστημα που θα απουσιάζετε και το μήνυμα που θέλετε να αποστέλλεται στους συνεργάτες που σας στέλνουν mail.

Webmail 

Αν χρησιμοποιείτε RoundCube, η διαδικασία έχει μερικά επιπλέον βήματα. 

1. Επιλέγετε το Webmail Home που βρίσκεται στην αριστερή στήλη. 
2. Στο νέο περιβάλλον που θα μεταφερθείτε, κάντε κλικ στο Autoresponders και μετά Add Autoresponder. 
3. Για να ορίσετε την αυτόματη απάντηση, πρέπει να συμπληρώσετε τα ακόλουθα κενά πλαίσια. 
4. Στο Character Set επιλέγετε utf-8 (για να αναγνωρίζει τα ελληνικά). 
5. Το interval είναι προαιρετικό -ορίζει την ώρα αναμονής μεταξύ των απαντήσεων στην ίδια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 
6. Στο From και στο Subject συμπληρώνετε το όνομα αποστολέα και το θέμα του mail αντίστοιχα. 
7. Τέλος, γράφετε το μήνυμα που θέλετε να αποστέλλεται στους συνεργάτες που σας στέλνουν mail και ορίζετε το ακριβές χρονικό διάστημα που θα απουσιάζετε.